こんにちは、えだです。
数年前から働き方改革というワードが流行り出し、
「仕事の生産性を向上させましょう」という風土が広く知られるようになりました。
生産性の向上 ＝ 短い時間でより多くの成果を出す
このようなイメージでしょうか。
ここでいう成果というのは、売上や利益であったり、見積書や提案資料のような成果物であったりします。
「生産性の向上を目指す」といっておきながら、
1日の個人の生産性がどれくらいであったかを判断する指標がある会社は少ないと思います。
私自身、全く意識せずに４年間会社勤めを続けてきましたが、
在宅勤務をきっかけに成果物を意識するようになりました。
在宅勤務では日報の提出が必須となり、日報の提出欄に”成果物”という項目がありました。
日報欄への記入を続けるうちに、1日の成果物の少なさに気づきました。
「８時間近く働いているのに、これだけしか資料ができていないのか！」と。
その後、自分の働き方を観察することで、何に時間を奪われているかがよくわかりました。
今回は、就業中にあなたの時間をこっそり奪っているやつらの存在を紹介します。
- 会社にいるといつの間にか時間が立ってしまっている
- やることが多すぎて時間がたりない
- 1日仕事しても気づいたらアウトプット（成果物）が一つもない
このような方に読んでいただきたい記事です。
働き方は業種によっても変わってくると思います。
まずは知っていただいて、自分の業務を見つめなおしてみてください。
就業中にあなたの時間をこっそり奪っているやつら
就業中にあなたの時間をこっそり奪っているものを３つ紹介したいと思います。
これらに奪われている時間は、”仕事した気になってしまう”ものばかりですので見逃しがちです。
- メール・チャット
- 会議
- 電話
メール・チャット
特に最近はチャットが多くなりましたね。
LINE Works、Webex、MS Teams、Slackなど複数使い分けている方もいるのではないでしょうか？
チャットは、気軽にコミュニケーションが取れるメリットがありますが、ついつい使い過ぎてしまいがちです。メールと違って話が横道にずれることもしばしば、、、
朝来てすぐにメールをチェックするのもオススメしません。
メールを見ることで、仕事の優先順位が変わるかもしれないからです。
せっかく就業前に1日のスケジュールを組んでいるのであれば、
メールを見ずに仕事を始めたいですね。
どうしてもメールが気になる場合は、
通勤時間にメールチェックして出社までに1日のスケジュールを決めるといいかもしれません。
「メールやチャットに時間を奪われているなんて信じられない」という方は、
実際どれくらいの時間をメールやチャットに利用しているか確認するのが有効です！
- Macbookならスクリーンタイマー
- 1日の業務をストップウォッチで計測
Macbookならスクリーンタイマでアプリの起動時間の集計が出ます！
Windowsの方も、たぶんアプリの利用時間を集計できるソフトがあると思います、、、
ない場合は、アナログですがストップウォッチを利用ですかね。
2人の時間を同時に奪う電話
「気づいたらさっきから電話しかしてない」
こんな状況になった人も多いのではないでしょうか。
メールで長文打つくらいなら電話した方が早いと、すぐに電話をかける人が多いですが、
電話は自分と相手の時間を同時に奪います。
電話で5分話すなら、10分かけて丁寧なメールを打っても同じことです。
自分は都合の良いタイミングで電話できますが、相手は電話がかかってくる時間は予測不能です。
相手の時間の大切さを考えるなら、なるべく緊急の時だけ電話するようにしましょう。
緊急でない場合も、電話で説明した方がいいということもありますよね。
そいうときは、相手の都合を聞くようにしています。
「今日の15時ごろ電話します。」
これをすることで、相手も電話がくるだろうなと準備できますし、
都合が悪ければ「都合が悪い」と連絡してもらえます。
また、相手も自分に電話するときに気をつかってくれるようになります(笑)
複数人の時間を同時に奪う会議
メール・チャットは”自分1人の時間”、電話は”自分と相手の2人の時間”を奪っていました。
会議は、”複数人の時間”を一気に奪う極悪人です。(笑)
参加人数が多いほど、その影響は大きくなります。
まずは、参加人数を最小限に絞ることが大切ですね。
複数人の時間を一気に奪う極悪人とはいえ、アイデア出しや意思決定に必要なこともあります。
会議をする場合は、なるべく短時間で終わるような工夫が必要です。
- 目的を明確にして時間を決めて行うことが大切
- 資料は事前に展開して目を通してもらう
- 資料の修正を会議の場でやらない
会議の事前資料は、時間があれば詳細なものを作っておきたいですね。
自分の時間を１時間使って資料を作っても、10人の時間を10分短縮できれば時短につながります！
メールやチャット・電話・会議をシャットアウトして仕事しよう！
就業中に時間を奪ってるやつらの正体を明かしたところで、少しばかり対策を紹介します。
対策と言っても、『メールやチャット・電話・会議』をシャットアウトするだけです。
午前中は『メールやチャット・電話・会議』しないと決める！
会社に来て朝一番にメールやチャットを開くのではなく、
事前に決めてきた成果物を１つ作るようにします。
これで確実に１日１つの成果物を確保できます。
メールやチャットは自分の意思でコントロールできますが、電話や会議は別ですね。
電話は、かかってきたものは取るときめていていいかもしれません。
電話がかかってくるのは、緊急のこともあるからです。
（普段から電話がメインの連絡手段になっている人はそうでもないかもしれませんが、、、）
会議はなるべくスケジュール段階で午後に回してもらいましょう。
午後は眠くなって成果物に対する集中力が減ります。そんな時の会議は気分転換にもなりますね。
定時前に出社する
どうしても会議や電話がシャットアウトできないようなら、就業前に会社に行くのもオススメです。
９時前に働いている人は少ないので、
電話もならないし、チャットやメールの返信も来ないし、もちろん会議もないです。
早起きが少し大変ですが、定時前出社の仕事の捗り具合は絶大ですよ。
おわりに
就業時間中にあなたの時間をこっそり奪っているやつらについて紹介しました。
「たしかに、あれに結構時間奪われてるわ！」と気付いたいただけただけでも嬉しいです。
日々の業務を見直すきっかけになれば幸いです。
私の業務に関しては、逆に時間をかけたいこともありました。
それは、『車での移動』と『現場での作業』です。
車の移動時間にゆとりを持つことで安全運転できましたし、作業中は焦らず安全第一です。
やはり事故やケガが一番怖いですからね。
「なんでもかんでも早くやればいい」というわけではないので注意してください！
コメント